Datenschutzinformation der Notarin

Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bin ich, Notarin Dr. Stefanie Zulauf mit Amtssitz in Hannover. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an mich oder an meinen Datenschutzbeauftragten wenden, und zwar wie folgt:

Verantwortliche/rDatenschutzbeauftragte/r
AnschriftNotarin Dr. Stefanie Zulauf
Robert-Enke-Straße 1
30175 Hannover
Notarin Dr. Stefanie Zulauf
z. H. des/der Datenschutzbeauftragten
Robert-Enke-Straße 1
30175 Hannover
Telefon+49 511 626287-0+49 511 626287-0
Telefax+49 511 626287-10+49 511 626287-10
E-Mailinfo@eckert.lawdsb@eckert.law

Welche Daten verarbeite ich und woher kommen die Daten?

Im Rahmen meines notariellen Mandats erhebe und verarbeite ich personenbezogene Daten, die ich von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalte, wie z. B.

  • Daten zur Person, z. B. Titel, Anrede, Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand; im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;
  • Daten zur Kontaktaufnahme, wie z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern;
  • Fakultativ: E-Mail-Adresse (Soweit eine Korrespondenz über E-Mail erfolgen soll, weisen wir darauf hin, dass technisch nicht ausgeschlossen werden kann, dass Dritte Kenntnis vom Inhalt unverschlüsselter E-Mails erhalten.);
  • bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikations-Nummer;
  • in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;
  • in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten;
  • zudem kann es erforderlich sein, weitere nach dem Geldwäschegesetz notwendigen Daten zu erheben, insb. Geburtsdatum und Geburtsort, Nationalität, Kopie des Personalausweises oder Reisepasses, Daten zur wirtschaftlichen Berechtigung und Daten zur Freistellung, ob Sie bzw. ein in Ihrem Mandat wirtschaftlich Berechtigter oder deren unmittelbare Familienmitglieder bzw. Ihnen nahestehende Personen eine politisch exponierte Person sind.

Außerdem verarbeite ich Daten aus öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregister

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Als Notarin bin ich Trägerin eines öffentlichen Amtes. Meine Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)).

Teilweise findet die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aber auch auf Basis einer der folgenden Rechtsgrundlagen statt:

  • Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe. a DSGVO)
  • Vertrag (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe b DSGVO)
  • Gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DSGVO)
  • Schutz von lebenswichtigen Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe d DSGVO)
  • Berechtigte Interessen des Verantwortlichen, sofern Ihr schutzwürdiges Interesse am Ausschluss der Verarbeitung nicht überwiegt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f DSGVO


A
n wen gebe ich die Daten weiter?

Innerhalb des Notarbüros haben Mitarbeiter meines Notarbüros Zugriff auf Ihre persönlichen Daten, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen. Dies gilt auch für von mir eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen. Als Notarin unterliege ich einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle meine Mitarbeiter und sonst von mir Beauftragten.

Ich darf Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit ich dazu im Einzelfall als Verantwortliche nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DSGVO rechtlich verpflichtet bin, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden wie Jugend- oder Standesamt. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht bin ich unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder meine Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe b DSGVO für die Abwicklung der von mir für Sie zu erbringenden notariellen Dienstleistung erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an andere Urkundsbeteiligte, wie z.B. an Verkäufer einer Immobilie, die Sie erwerben möchten, und ggf. auch deren Vertreter, Berater und Rechtsnachfolger. Zum Teil ist auch die Übermittlung von Daten an Behörden und Gerichte, wie z.B. Grundbuchamt und Landesbetrieb Geoinformation und Vermessung, in Vorbereitung von Urkundsentwürfen erforderlich, etwa um Grundbuchangaben zu ermitteln, die mir von den Urkundsbeteiligten nicht zur Verfügung gestellt werden konnten.

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den aufgeführten Zwecken findet nicht statt. Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn ich hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet bin oder Sie sich mit der Weitergabe einverstanden erklärt haben.

Werden Daten an Drittländer übermittelt?

Eine Datenübermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Stellen außerhalb der Europäischen Union (sog. Drittstaaten) findet in der Regel nicht statt. Ansonsten erfolgt eine Übermittlung in Drittländer nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn ein Urkundsbeteiligter in einem Drittstaat ansässig ist.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ich verarbeite und speichere Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Erfüllung meiner gesetzlichen und vertraglichen Pflichten erforderlich ist.

Sind die Daten für die Erfüllung gesetzlicher oder vertraglicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, ich bin gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO zu einer längeren Speicherung aus folgenden Gründen verpflichtet:

  • nach § 50 Abs. 1 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:
    • Urkundenverzeichnis, elektronische Urkundensammlung, Erbvertragssammlung und Sondersammlung: 100 Jahre
    • Papiergebundene Urkundensammlung, Verwahrungsverzeichnis und Generalakten: 30 Jahre
    • Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste und Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung der Nebenakte schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z.B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden,
  • Steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung): In der Regel 10 Jahre.


Dürfen Sie mich per E-Mail kontaktieren?

Bei der E-Mail-Kommunikation kann technisch nicht ausgeschlossen werden, dass Dritte Kenntnis vom Inhalt unverschlüsselter E-Mails erhalten. Wenn Sie mir Ihre E-Mail-Adresse mitteilen oder Kontakt zu mir per E-Mail aufnehmen, gehe ich davon aus, dass ich Ihnen uneingeschränkt auch auf diesem Wege antworten darf. Wenn Sie auf diesem Wege nicht weiter mit mir kommunizieren möchten, nehmen Sie bitte telefonisch oder per Post/Fax Kontakt zu mir auf und teilen Sie mir dies bitte mit. Übersenden Sie mir auch weitere Informationen und Unterlagen dann nicht mehr per E-Mail.

Welche Rechte haben Sie?

Werden personenbezogene Daten von Ihnen von mir verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von mir verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei mir gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei mir gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Sperrung) zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und ich die Daten nicht mehr benötige, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
  • gemäß Art. 20 DSGVO die Übertragung ihrer personenbezogenen Daten, die Sie mir bereitgestellt haben, zu verlangen;
  • gemäß Art. 21 DSGVO jederzeit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen;
  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung hinsichtlich der Verarbeitung der Daten im Datenblatt jederzeit mir gegenüber mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass ich die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen darf.

Zur Wahrnehmung Ihrer gesetzlichen Rechte können Sie mich oder meinen Datenschutzbeauftragten jederzeit unter den in Ziffer 1. und 2. genannten Daten kontaktieren.

Ferner haben Sie unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.

Stand dieser Datenschutzinformation: 01.07.2022. Ich behalte mir vor, die Datenschutzinformation zu aktualisieren.